Verfahrensverzeichnis - DSGVO (Datenschutzgrundverordnung)

Mir ist der Schutz, der mir anvertrauten Daten sehr wichtig. Daher gehe ich sorgsam mit den Datensätzen um, speichere nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind und handele nach besten Gewissen gemäß der DSGVO. Falls es trotz der hohen Sorgfalt einmal Unklarheiten gibt, bitte ich um kurzfristige Kontaktaufnahme (Frank Plomann, Mobil 0171-4822202, Email info@dj-franky-p.de).

1. Maßnahmen zum Datenschutz

- Der Datenaustausch über das Kontaktformular der Internetseite www.dj-franky-p.de erfolgt über gesicherte Datenleitungen (SSL-Zertifikat) die von dem Betreiber www.df.eu bereitgestellt werden.

- Die temporären Auftragsdaten werden bei mir NICHT zusätzlich gespeichert. Es gibt keinen Kalender, worin diese eingetragen sind. Dies erfolgt auf Notizzetteln, die nach dem Auftrag sofort vernichtet werden. Dies deshalb, weil nur noch sehr wenige Aufträge (unter 10) pro Jahr abgearbeitet werden.

- Die Kundenstammdaten, die für die Rechnungsstellung erforderlich sind, werden in einem Microsoft Office Word-Dokument gespeichert. Die Dokumente sind jederzeit abänderbar und werden pro Auftrag nur einmal gespeichert. Sie befinden sich auf meinem Desktop Rechner zu Hause (Westallee 1, 31028 Gronau (Leine). Der Zugriff auf den Rechner ist mit einem Passwort geschützt.

Die ausgedruckten Rechnungsunterlagen werden für mindestens 10 Jahre gemäß gesetzlicher Regelungen aufbewahrt. Die Ordner befinden sich in einem gesicherten Schrank der Wohnung Westallee 1, 1. Stock, 31028 Gronau (Leine). Nachdem mindestens die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden alte Rechnungsunterlagen geschreddert und entsorgt. Kopien der Rechnungsunterlagen gibt es sonst keine.

- Um einen größtmöglichen Schutz der Daten zu gewährleisten, erhält kein Dritter einen Einblick (Screenshots & Abfotografieren vermeiden). Die Daten können nur von Frank Plomann aufgerufen und bearbeitet (aktualisiert) werden.

2. Zweck der Datenverarbeitung

- Für die ordnungsgemäße Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und Buchführung werden folgende Datensätze für 10 Jahre gespeichert.

Vorname & Nachname des Auftraggebers, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt, Telefonnummer, Handynummer, Emailadresse, Datum der Veranstaltung, Art der Veranstaltung, Gage, Firmen oder Privatkunde, Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung offen oder bezahlt.

- Daten, die über die Kontaktformulare verschickt wurden (Termin & Preisanfragen) werden für 10 Tage im Emailprogramm „Windows Live Mail“ aufbewahrt. Nach 10 Tagen werden Datensätze, die nicht mit einem festen Auftrag in Verbindung stehen, gelöscht.

- Es werden generell nur Datensätze gespeichert, die unmittelbar mit dem Verwendungszweck in Verbindung stehen.

2.1 Kategorien betroffener Personen/Behörden

- Kunden (DJ-Tätigkeit)

- Kunden (Verkauf von eigenem DJ-Equipment/Verkauf Anlagegüter)

- Partner (Partnereintrag/Zusammenarbeit), sofern vorhanden

- Finanzamt Alfeld/Leine (Steuerabrechnung)

- Datenschutzbehörde (DSGVO)

3. Einwilligung zur Speicherung

- Mit der Auftragserteilung erteilt der Auftraggeber seine Einwilligung zur Speicherung seiner Daten, die für eine ordnungsgemäße Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung und Buchführung erforderlich sind.

4. Auskunft, Aktualisierung, Löschung

- Auskunft über gespeicherte Datensätze wird nur gegeben, wenn ein schriftlicher Antrag vorliegt. Erst nach einer ausreichenden Prüfung der Identität wird eine Auskunft gegeben (innerhalb der 4 Wochen Frist). So soll sichergestellt werden, das vertrauliche Daten nicht an Dritte weitergeleitet werden. Das Gleiche gilt für die Aktualisierung und Löschung von Datensätzen.

5. Datenverlust

- Alle gespeicherten Datensätze werden umfassend geschützt. Sollte es dennoch zum Verlust der Daten durch Dritte (z.B. Hacker) kommen, so wird der Vorgang binnen 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde weitergeleitet. Zusätzlich wird jeder Nutzer über den Datenverlust informiert.

6.Cookies & Tracking

- Die Internetseite www.dj-franky-p.de.de verwendet keine Cookies. Tracking-Software wie z.B. Google Analytics oder der Facebook-Pixel wird nicht eingesetzt.

7.Datenherkunft

- Die Daten, die in Zusammenhang mit der DJ-Tätigkeit stehen wurden von den Kunden persönlich, telefonisch, über das Kontaktformular, per Email, Facebook oder WhatsApp übermittelt.

9.Pflege des Verfahrensverzeichnisses

- Das hier aufgeführte Verfahrensverzeichnis wird bei Änderungen (z.B. Einsatz neuer Software umgehend aktualisiert.

10.Verantwortlicher

- Frank Plomann, Westallee 1, 31028 Gronau (Leine)

Telefon: 05182 908090, Mobil: 0171-4822202, Email: info@dj-franky-p.de